ராஜினாமா கடிதத்தை எழுதுவது எப்படி?

ஒரு வேலையில் சேருவதற்குள் பல சிரமங்கள் மற்றும் கணவுகளை கடக்க வேண்டியிருக்கிறது. அதில் நமக்கு பிடித்த வேலையோ அல்லது சூழ்நிலை நிமித்தம் அமைந்த வேலையோ, கடினமான நேரங்களில் சுய தேவைகளை பூர்த்தி செய்வது வேலையில் இருந்து கிடைக்கும் வருமானம் தான்.

வேலையில்லை என்றால் வாழ்வது கடினம்;   சமூகமும் நம்மை புறம்பே தள்ளும். அதனால் கிடைக்கும் வேலை எதுவாக இருந்தாலும் அது போற்றுதலுக்குரியதே! வேலை‌ செய்யும் போது பல அனுபவங்களையும், பல‌‌ பாடங்களையும் பெற வாய்ப்பு கிடைப்பதோடு, அவை நம்மை அடுத்த கட்ட நகர்வுக்கு உயர்த்தவும் செய்கிறது. இதுபோன்ற வேலையில் இருந்து ராஜினாமா பெற வேண்டிய சூழ்நிலை வரும் போது சற்று கடினமாகவே இருக்கிறது. இந்த நிலை நிறுவனத்திற்கும் கடினம்தான். இப்படியிருக்க பணியாளர் ராஜினாமா கடிதத்தை அலுவலக மேலாளரிடம் அறிவிக்க வேண்டியது அங்கு பணிபுரியும் ஊழியரின் கடமை.

வேலையில் சேர்ந்து பல வருடங்கள் ஆனாலும் சரி அல்லது மாதங்கள் ஆனாலும் சரி, முறையாக அறிக்கையை கொடுப்பது தான் சிறந்தது. அதைத்தான் அலுவலகமும் விரும்பும். ஆனால், இதில் பலருக்கு சிக்கல் ஏற்படுகிறது. என்னதான் வேலையில் வித்துவானாக இருந்தாலும் கடிதம் என்று எழுத வரும் போது பல தடுமாற்றம் ஏற்பட நேரிடுகிறது. அதிலும், அநேகருக்கு விடுப்பு கடிதத்தை தவிர வேற எந்த அலுவல் கடிதம் எழுதி பரிட்சயம் இல்லாததால் பிறரிடம் தனக்காக விண்ணப்பம் எழுதி தர சொல்லி கேட்பதிலும் தயக்கம் ஏற்படுகிறது. குறிப்பாக இந்த கட்டுரையில் ராஜினாமா கடிதத்தை எப்படி எழுதுவது? ராஜினாமா கடிதம் எப்படி முறையாக அமைய பெற்றிருக்க வேண்டும்? என்னென்ன விவரங்கள் இடம் பெற வேண்டும்? எதை கடிதத்தில் முக்கியமாக குறிப்பிட வேண்டும் எனப் பார்ப்போம்.

ராஜினாமா என்றால் என்ன?

ராஜினாமா (Resignation) என்பது வேலையை விட்டு வெளியேறும் செயல் ஆகும். ராஜினாமா செய்ய விரும்புவோர் கடிதம் மூலமாக, தற்போது பணிபுரியும் நிறுவனத்தை விட்டு வெளியேற விரும்புவதை வெளிப்படுத்தும் எழுத்துப்பூர்வமான அறிக்கை ஆகும்.

ராஜினாமா கடிதம் ஏன் அவசியம்?

நிறுவனத்தை பொறுத்தவரை எந்த காரணத்தினாலும் தன்னுடைய உற்பத்தியில் தாமதம் ஏற்படக் கூடாது என்பதில் உறுதியாக இருப்பார்கள். அதிலும் பணிபுரியும் நபர்கள் அதற்கு இடறலாக இருக்க கூடாது என்பதில் திட்டவட்டமாக தன்னுடைய நிறுவன அறிக்கையில் குறிப்பிடப்பட்டு இருப்பார்கள். அதனால் தான்  விடுமுறை எடுக்க வேண்டுமானாலும் முன் கூட்டியே அதற்குரிய அனுமதியை பெறவும் மற்றும் மேலாளரிடம் அறிவிக்கவும் வேண்டும் என வலியுறுத்துகிறது.

முன் கூட்டியே அறிவிக்கும் போது நிறுவனம் அந்த வேலையில் மற்ற நபரை அமர வைக்க நேரம் கிடைக்கும். இப்படி ஒன்று அல்லது இரண்டு நாள் விடுமுறை எடுக்கும் பணியாளர் வேலையில் மற்றவரை அமர்த்த நேரம் எடுக்கும் போது, ஒருவர் தன் பணியில் இருந்து ராஜினாமா செய்ய விரும்பும் போது முன் கூட்டியே எத்தனை நாட்களுக்கு முன்பு அறிவிக்கப்பட வேண்டும் என்பதும் நிறுவன அறிக்கையில் தெளிவாக தெரியப்படுத்துகிறது. அவை குறைந்த பட்சம் இரண்டு வாரத்திற்கு முன்பு தெரியப்படுத்த வேண்டும் என கூறுகிறது.  ஏன் என்றால் அதே திறமையுள்ள புதிய நபரை பணியமர்த்துவது சற்று கடினமானதாக தான் இருக்கும். அதே நேரத்தில் அவர்கள் பல பொறுப்பை ஏற்க கூடிய சூழ்நிலையும் ஏற்படும்.

பணிபுரிபவர் எழுத்துப் பூர்வ ராஜினாமா கடிதம் கொடுப்பது அவருக்கு தான் அதிக நன்மை. இது மூலம் பிற வேலையில் சேருவது எந்த சிக்கலும் ஏற்படாது. ராஜினாமா செய்த பிறகு சிறிது நாட்கள் கழித்து வேறு வேலையில் அவர் சேர நேரிட்டால், அந்த நிறுவனம் நிச்சயமாக முன் பணி அனுபவத்தை கேட்பதோடு, ஏன் முன் வேலை செய்த பணியில் இருந்து வந்தீர்கள் என கேள்விகள் எழுப்புவார்கள். ஏன் என்றால் எந்த நிறுவனம் என்றால் இத்தகைய கேள்விகள் கேட்பதுண்டு. ஒரு சிலர் ஒழுங்கு நடவடிக்கை பேரில் பணிநீக்கம் செய்யப்படுபவர்களும் உண்டு. இப்படி பட்ட நபர்கள் மற்ற வேலையில் சேருவதும் கடினம். ராஜினாமா செய்த நபர் தன் சொந்த விருப்பத்தின் படி வெளியேறுவதால், எந்த சிக்கலும் ஏற்பட வாய்ப்பு இல்லை. இப்படி பட்ட நபர்களை பணியமர்த்துவதற்கு முன்பு இவர்கள் முன் வேலை செய்த நிறுவனத்தை தொடர்பு கொண்டு இவர்கள் பற்றிய தகவல்களை அறிந்து கொள்வார்கள். நிறுவனம் பொருத்தவரை தற்போது பணிபுரிபவராக இருந்தாலும் சரி அல்லது முன்பு பணியில் இருந்தவர்களாக இருந்தாலும் சரி, அவர்கள் பற்றிய தகவல்கள் பதிப்பது உண்டு. இவர்கள் எப்போது பணியில் ஈடுபட்டார்கள், எப்போது வரை பணியில் இருந்தார்கள் மற்றும் எந்த காரணத்தின் அடிப்படையில் வேலையில் இருந்து சென்றார்கள் என அனைத்து விவரங்களையும் வைத்திருப்பார்கள். இந்த விவரங்கள் கொண்டு, நிறுவனத்திற்கு ஏற்ற நிரந்தரமாக பணிபுரிய கூடிய ஆட்களை தேர்வு செய்வார்கள். ஏன் என்றால் முன்பு சொன்னது போல, நிறுவனத்திற்கு அதன் உற்பத்தி வளர்ச்சி என்பது அதிக முக்கியம் ஆகும். அதில்‌ தடை ஏற்படக்கூடாது என்பதற்கு அதிக நாட்டம் காட்டுகிறது.

ராஜினாமா செய்வதற்கு முன்பு நினைவில் வைக்க வேண்டியவை :

  • முதலாளி/ மேலாளர்/மனித வள மேலாளருக்கு பணியில் இருந்து வெளியேறுவது குறித்து தெரியப்படுத்த வேண்டும்.
  • நிறுவனத்தை பொறுத்து ராஜினாமா விவரத்தை ஆன்லைன் இல் பதவிட வேண்டும்.
  • Health insurance மற்றும் Employee Benefit ஆகிய இவ்விரண்டையும் பெற தனக்கு தகுதியேதும் உண்டா என பார்க்க வேண்டும்.
  • தனக்கு வர வேண்டிய வருமானம் ஏதேனும் நிலுவையில் உள்ளதா என சரிபார்க்க வேண்டும்.
  • குறிப்பிட்ட காலத்திற்குள் தனக்கு கொடுக்கப்பட்ட பொறுப்பை முடிக்க வேண்டும்.
  • கடைசி நாள் வரை பணியை செய்யாமல், முன்னதாகவே முடிக்க வேண்டும். ஏனெனில், கடைசி நாளில் அலுவலகத்தில் Paper Document இல் கையொப்பம் இடுவது உள்ளிட்ட பிற வேலை காத்திருக்கும்.
  • முறையாக அலுவலக கடிதம் எழுதி அதற்குரிய நபரிடம் ஒப்படைக்க வேண்டும்.

கடிதத்தில் கடைப்பிடிக்க வேண்டியவை:

  1. நீண்ட விளக்கம் இடம் பெறுவதை தவீர்க்க வேண்டும்.
  2. முழுமையான தகவல் இடம் பெற வேண்டும்
  3. ராஜினாமா கடிதம் தானே என்று முதலாளி பற்றியோ அல்லது உடன் பணியாளர் அல்லது மேலாளர் பற்றியோ அவதூறான கருத்தை எழுத கூடாது.
  4. நிறுவனத்தை பற்றி எதிர்மறையான கருத்தை எழுத கூடாது.  

ராஜினாமா கடிதத்தில் என்ன எழுத வேண்டும்?
ராஜினாமா கடிதத்தில் என்னென்ன இடம் பெற வேண்டும் என ஒன்றன் பின் ஒன்றாக இங்கு குறிப்பிடப்பட்டுள்ளது. அதன்படி கடிதம் எழுத முயற்சி செய்யுங்கள்.

ராஜினாமா கடிதத்தில் பின்வருபவை இருக்க வேண்டும்:

முதலில் எந்த கடிதத்தை எழுதுகிறீர்கள் என்பதை குறிப்பிடப்பட வேண்டும். அதன் பின்னர் நீங்கள் உங்கள் வேலையை விட்டுவிடுவதற்கான நோக்கம் கொண்ட அறிக்கையை தெளிவாக இடம் பெற வேண்டும்.

நீங்கள் செய்து கொண்டிருக்கும் பணியின் விவரத்தில் நீங்கள் வகிக்கும் பதவியின் பெயர் குறிப்பிட வேண்டும்.

பணியில் உங்கள் கடைசி நாளின் தேதியை தெரிவிக்க வேண்டும். எந்த நாள் வரை நீங்கள் பணியில் நீடிப்பீர்கள் என்பதை காட்டும்.

உங்களை பணியமர்த்தியதற்காக உங்கள் முதலாளிக்கு நன்றியை தெரிவிக்கிறேன் வேண்டும்.

நிறுவனத்தின் எதிர்காலத்திற்கு வாழ்த்துக்கள் தெரியப்படுத்தலாம்.

உங்கள் தொடர்பு தகவலில் முகவரி மற்றும் தொலைபேசி எண் இடம் பெற வேண்டும்.

கடிதத்தின் அமைப்பு :

அலுவலக கடிதம் குறிப்பாக நாம் எழுதும் போது மிக நீளமாக பல பக்கத்திற்கு எழுதிட கூடாது. குறைந்த பட்சம் ஒரு பக்கம் எழுதப்பட்டிருக்க வேண்டும்.

தற்போது அனைத்தும் கடிதங்களும் தட்டச்சு தான் செய்யப்படுகிறது. அதில் பதினொன்று அல்லது பனிரெண்டு font அளவு வைக்க வேண்டும். அதிக அளவு வைக்கும் எந்த கடிதமும் அங்கிகரிக்கப்படாது. மேலும் அவை பல பக்கங்களை குறைக்கும். பிறகு தேவையில்லாமல் எழுத்து வடிவத்தை மாற்றக் கூடாது.

எழுதப்படும் ஒவ்வொரு பகுதிக்கும் இடைவெளி விட்டு எழுத வேண்டும்.

எழுத்துப் பிழைகள் ஏதுமின்றி கடிதங்கள் எழுத வேண்டும். கடிதத்தை ஒப்படைப்பதற்கு முன்பு பல முறை சரிபார்க்க வேண்டும்.

ராஜினாமா கடிதம் மாதிரி :

அனுப்புநர் ( உங்கள் பெயர் மற்றும் முகவரி)
பெறுநர் ( உங்கள் நிறுவன மேலாளர் பெயர் மற்றும் நிறுவனத்தின் முகவரி)
பொருள் : எனது பணி இராஜினாமா தொடர்பாக

ஐயா,
வணக்கம். எனது இந்த ராஜினாமா கடிதத்தை தயவுசெய்து ஏற்றுக் கொள்ளும்படி கேட்டுக் கொள்கிறேன். நான் ( நீங்கள் பணியில் சேர்ந்த வருடம்) ஆம் ஆண்டு முதல் ( நிறுவனத்தின் பெயர்) இந்நிறுவனத்தில் ( பதவியின் பெயர்) ஆக பணியாற்றி வருகிறேன். நான் 01.01.20xx ஆகிய தேதியில் என் பணியை ராஜினாமா செய்ய விரும்புகிறேன்.

நான் நிறுவனத்தில் பணியாற்றும் கால கட்டத்தில் எனது கடமைகளை மற்றும் பணியை தவறாமல் செய்து வந்தேன். இந்நிறுவனத்தின் மூலம் அனுபவங்களையும் மற்றும் பாடங்களையும் பெற்றுள்ளேன். இந்நிறுவனத்தில் எனக்கு கொடுத்த பொறுப்பு மற்றும் வாய்ப்பிற்காக நன்றியை தெரிவித்துக் கொள்கிறேன்.

நான் இங்கு கற்று கொண்டதை என் வாழ்நாள் முழுவதும் தொடருவேன். கடைசி இரண்டு வார காலத்திற்குள் எனக்கு கொடுக்கப்பட்ட பணியை செய்து முடிப்பேன். பணி மாற்றத்தில் ஏதேனும் உதவி தேவைப்பட்டால் அதனை செய்ய தயாராக இருக்கிறேன்.

நிறுவன வளர்ச்சிக்கு என்னுடைய வாழ்த்துக்கள்.

இப்படிக்கு,

(உங்கள் பெயர் மற்றும் கையொப்பம்)

ராஜினாமா கடிதம் மாதிரி ‌மின்ட்லி இணையதளத்தில் ஆங்கிலம் மற்றும் பிற மொழியிலும் கட்டுரை பக்கத்தில் தெரிந்து கொள்ளலாம். இதன் மூலம் ராஜினாமா கடிதம் எழுதுவதில் உள்ள தயக்கம் மற்றும் பயத்தினை போக்குகிறது.

நாம் எந்த அலுவல் கடிதம் எழுத நினைத்தாலும். அவை முறையாக எழுதப்பட்டால் தான் அக்கடிதம் சொல்ல வரும் செய்தி முறையாக கொண்டு செல்லும்.